Algemene
voorwaarden

Over ICTBelang

ICTBelang beheert werkplekken, netwerk, praktijksoftware, cloud, beveiliging en ondersteuning als één omgeving. Deze voorwaarden zijn opgesteld door ICTBelang zelf en volgen de modulaire opzet die in de ICT-branche gebruikelijk is: een module Algemeen die altijd geldt, aangevuld met een specifieke module per soort dienst.

Handelsnaam

ICTBelang
handelsnaam van [rechtsvorm en statutaire naam]

Vestigingsadres

Oude Apeldoornseweg 41
7333 NR Apeldoorn

KvK-nummer

09171322

BTW-identificatie

NL001182629B28

Telefoon

055 - 8200396

E-mail

info@ictbelang.nl

Begrippen

ICTBelang

de gebruiker van deze voorwaarden, zoals hierboven geïdentificeerd.

Cliënt

de partij die met ICTBelang een overeenkomst aangaat of daarover onderhandelt, handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf.

Raamovereenkomst

de overkoepelende overeenkomst waarin de afspraken over dienstverlening, verantwoordelijkheden en voorwaarden zijn vastgelegd.

Dienst

iedere prestatie die ICTBelang onder de raamovereenkomst levert, waaronder beheer, ondersteuning, hosting, licenties, apparatuur en advies.

Servicebox

het door ICTBelang gepubliceerde vastgeprijsde dienstenpakket waarin per niveau is beschreven welke diensten en serviceniveaus zijn inbegrepen.

Servicevenster

werkdagen van 7:30 tot 21:30 uur, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Werkdag

maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van in Nederland algemeen erkende feestdagen.

Verwerkersovereenkomst

de overeenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG, die deel uitmaakt van de raamovereenkomst zodra ICTBelang persoonsgegevens voor cliënt verwerkt.

Materialen

programmatuur, websites, databestanden, apparatuur, documentatie, adviezen, rapportages, ontwerpen en andere voortbrengselen.

01Werkwijze en overeenkomst

1.1Raamovereenkomst

Wij werken met een raamovereenkomst waarin is vastgelegd welke diensten bij uw situatie passen. Verandert uw situatie, dan voegt u eenvoudig diensten toe of zegt u ze op, zonder dat daarvoor een nieuw contract nodig is. Diensten worden pas aangemaakt en gefactureerd na uw bevestiging per e-mail of via het door ICTBelang aangewezen portaal.

Elke dienst wordt vastgelegd met een omschrijving, een tarief en een ingangsdatum. Het overzicht van actieve diensten is op verzoek beschikbaar en geldt als weergave van wat op dat moment is overeengekomen.

1.2Beschikbaarheid en support

Onze medewerkers zijn op werkdagen beschikbaar tussen 7:30 en 21:30 uur. Telefonisch overleg bij het aansluiten van onze diensten is kosteloos. Werkzaamheden buiten het servicevenster worden uitsluitend na afspraak uitgevoerd tegen het tarief met toeslag.

Welke reactie- en oplostijden gelden, staat in de servicebox of de opdrachtbevestiging die op uw situatie van toepassing is. Zonder zo'n afspraak spant ICTBelang zich in om binnen het servicevenster zo spoedig mogelijk te reageren, zonder gegarandeerde termijn.

1.3Tarieven

• Werkzaamheden worden geregistreerd in eenheden van 15 minuten, met een minimum van [30] minuten per melding.
• Voorrijkosten worden per afstand berekend als vergoeding voor reistijd en transport, volgens de staffel in de opdrachtbevestiging of op ictbelang.nl.
• Wat binnen een servicebox valt, wordt niet apart in rekening gebracht. Uurtarieven gelden voor werkzaamheden buiten de overeengekomen scope.

1.4Facturatie

Eenmalige kosten, abonnementskosten en gesprekskosten worden maandelijks gefactureerd. Facturen ontvangt u per e-mail. Abonnementskosten worden vooraf gefactureerd, verbruik en uren achteraf. De overeenkomst gaat in zodra de eerste dienst wordt opgeleverd.

1.5Looptijd en opzegging

Diensten zijn maandelijks opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand, tenzij voor een dienst een looptijd van één of drie jaar is overeengekomen. Diensten met een vaste looptijd worden na afloop stilzwijgend voortgezet voor onbepaalde tijd en zijn vanaf dat moment maandelijks opzegbaar met dezelfde termijn.

Opzeggen kan per e-mail of schriftelijk. U ontvangt binnen vijf werkdagen een bevestiging met de einddatum. Ontvangt u die niet, neem dan contact op: pas de bevestiging maakt de opzegging aantoonbaar.

Licenties, abonnementen en diensten van derden die ICTBelang voor cliënt afneemt, kennen soms een afwijkende looptijd of opzegtermijn. Die termijn wordt vooraf gemeld en werkt door in de overeenkomst.

02Toepasselijkheid

2.1Modulaire opbouw

Deze voorwaarden bestaan uit de module Algemeen, die op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van toepassing is. Daarnaast hanteert ICTBelang specifieke modules voor:

1. licentie voor programmatuur;
2. ontwikkeling van programmatuur;
3. onderhoud van programmatuur;
4. Software as a Service en computerservice;
5. ontwikkeling en onderhoud van een website;
6. webhosting;
7. detacheringsdiensten;
8. opleidingen en trainingen;
9. advisering, consultancy en projectmanagement;
10. overige diensten;
11. verkoop van ICT-, telecommunicatie- en kantoorapparatuur;
12. verhuur van ICT-, telecommunicatie- en kantoorapparatuur;
13. onderhoud van ICT-, telecommunicatie- en kantoorapparatuur;
14. toegang tot internet;
15. telecommunicatiediensten;
16. financiering en leasing van ICT.

Een specifieke module geldt uitsluitend wanneer die in de offerte of opdrachtbevestiging uitdrukkelijk van toepassing is verklaard en vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan cliënt is verstrekt. Alle modules zijn te raadplegen en te downloaden via ictbelang.nl/algemene-voorwaarden en worden op verzoek kosteloos toegezonden.

2.2Rangorde

Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende volgorde, waarbij het bovenste document voorgaat:

1. de verwerkersovereenkomst, voor alles wat de verwerking van persoonsgegevens betreft;
2. de raamovereenkomst en schriftelijke aanvullingen daarop;
3. de offerte of opdrachtbevestiging;
4. de servicebox- of dienstbeschrijving die van toepassing is verklaard;
5. de specifieke module van deze voorwaarden;
6. de module Algemeen van deze voorwaarden.

2.3Afwijkingen en voorwaarden van cliënt

Afwijkingen en aanvullingen zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van cliënt wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht en treedt daarvoor een bepaling in de plaats die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

03Aanbiedingen

Alle aanbiedingen en uitingen van ICTBelang zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders aangegeven. Een offerte is geldig gedurende [30] dagen na dagtekening. Cliënt staat in voor de juistheid en volledigheid van de gegevens waarop de aanbieding is gebaseerd.

In tekeningen, afbeeldingen, catalogi, websites, offertes en dergelijke vermelde maten en gegevens zijn niet bindend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of elektronische aanvaarding, of doordat ICTBelang met instemming van cliënt met de uitvoering begint.

04Prijs en betaling

4.1Prijzen en valuta

Alle prijzen zijn in euro's en exclusief omzetbelasting en andere overheidsheffingen.

4.2Voorcalculaties en begrotingen

Voorcalculaties en begrotingen hebben een indicatief karakter. Een door cliënt kenbaar gemaakt budget geldt nimmer als overeengekomen prijs. ICTBelang meldt het tijdig wanneer een begroting naar verwachting met meer dan [10]% wordt overschreden zodat cliënt kan bijsturen.

4.3Indexering en prijsaanpassing

ICTBelang past periodieke tarieven jaarlijks per 1 januari aan op basis van de CBS-dienstenprijsindex voor de branche computerservice en informatietechnologie, over het meest recent gepubliceerde jaar. Deze indexering geeft geen recht op tussentijdse opzegging.

Andere prijsaanpassingen kondigt ICTBelang minimaal drie maanden van tevoren schriftelijk aan. Cliënt kan de betreffende dienst binnen dertig dagen na kennisgeving schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop de aanpassing ingaat.

Kostenverhogingen van toeleveranciers voor licenties, verbindingen en clouddiensten worden één op één doorbelast en vooraf gemeld. Deze verhogingen vallen buiten de termijn van drie maanden.

4.4Betaling

Betaling vindt plaats binnen [14] dagen na factuurdatum, volgens de op de factuur vermelde condities. Cliënt is niet gerechtigd tot opschorting of verrekening. Bezwaar tegen een factuur wordt binnen veertien dagen na factuurdatum gemeld en schort de betalingsverplichting voor het onbetwiste deel niet op.

Bij niet-tijdige betaling is over het openstaande bedrag de wettelijke handelsrente verschuldigd zonder dat aanmaning of ingebrekestelling nodig is. Buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van cliënt, met een minimum van € 40,00.

4.5Opschorting van dienstverlening

Blijft betaling na een aanmaning met een hersteltermijn van veertien dagen uit, dan kan ICTBelang de dienstverlening opschorten. Opschorting wordt minimaal tien werkdagen van tevoren aangekondigd. Diensten die direct raken aan de continuïteit van patiëntenzorg, waaronder toegang tot het patiëntendossier en de back-up, blijven tijdens opschorting beschikbaar tot het moment van beëindiging van de overeenkomst. Opschorting ontslaat cliënt niet van betaling.

05Vertrouwelijkheid en overname personeel

5.1Geheimhouding

Beide partijen dragen er zorg voor dat vertrouwelijke gegevens geheim blijven en uitsluitend worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Gegevens gelden als vertrouwelijk indien ze als zodanig zijn aangeduid of indien redelijkerwijs duidelijk is dat ze vertrouwelijk zijn. Deze verplichting blijft na afloop van de overeenkomst van kracht.

5.2Overname personeel

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en één jaar daarna nemen partijen uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming medewerkers van de andere partij in dienst of laten zij hen voor zich werken.

06Privacy, gegevensverwerking en beveiliging

6.1Rollen

Cliënt is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in zijn omgeving worden verwerkt. ICTBelang treedt op als verwerker voor zover zij bij de uitvoering van de diensten persoonsgegevens verwerkt. Cliënt staat er jegens ICTBelang voor in dat de inhoud, het gebruik en de verwerking van die gegevens rechtmatig zijn en vrijwaart ICTBelang tegen aanspraken van derden hierover.

6.2Verwerkersovereenkomst

Zodra ICTBelang persoonsgegevens voor cliënt verwerkt, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG. Die overeenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de raamovereenkomst en gaat bij strijdigheid vóór deze voorwaarden. Daarin zijn in elk geval vastgelegd: doel en aard van de verwerking, de categorieën gegevens en betrokkenen, de beveiligingsmaatregelen, de omgang met subverwerkers, de bewaartermijnen en de teruggave of vernietiging van gegevens bij beëindiging.

6.3Beveiliging

Verzorgt ICTBelang informatiebeveiliging, dan beantwoordt die aan de schriftelijk overeengekomen specificaties. Beveiliging is een resultaat van maatregelen aan beide zijden: ICTBelang treft de overeengekomen technische maatregelen, cliënt draagt zorg voor zorgvuldig gebruik, geheimhouding van inloggegevens en naleving van het eigen beleid. Geen enkele maatregel biedt een absolute garantie tegen misbruik.

6.4Beveiligingsincidenten

ICTBelang meldt een beveiligingsincident dat persoonsgegevens van cliënt raakt zonder onredelijke vertraging en in elk geval binnen 24 uur na ontdekking, met de informatie die cliënt nodig heeft voor een eventuele melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De beoordeling of gemeld wordt, ligt bij cliënt als verwerkingsverantwoordelijke.

6.5Back-up en herstel

Is back-up onderdeel van de overeengekomen diensten, dan gelden de frequentie, bewaartermijn en hersteltest zoals beschreven in de dienstbeschrijving. Cliënt blijft verantwoordelijk voor gegevens in systemen die buiten de overeengekomen scope vallen.

07Voorbehoud van eigendom en rechten

Alle geleverde zaken blijven eigendom van ICTBelang totdat alle verschuldigde bedragen volledig zijn voldaan. Rechten worden aan cliënt verleend onder de voorwaarde van volledige betaling. ICTBelang kan ontvangen zaken, producten en gegevens onder zich houden totdat alle verschuldigde bedragen zijn voldaan, met uitzondering van gegevens die cliënt nodig heeft voor de continuïteit van patiëntenzorg of voor het voldoen aan een wettelijke bewaarplicht.

08Risico

Het risico van verlies, diefstal, verduistering of beschadiging gaat over op cliënt op het moment dat zaken in zijn feitelijke beschikkingsmacht zijn gebracht. Zolang zaken onder beheer van ICTBelang zijn, draagt ICTBelang het risico.

09Rechten van intellectuele eigendom

9.1Eigendom van rechten

Alle rechten van intellectuele eigendom op door ICTBelang ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen berusten uitsluitend bij ICTBelang of haar licentiegevers. Cliënt verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die uitdrukkelijk zijn toegekend. Dat gebruiksrecht is niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet sublicentieerbaar.

9.2Gegevens van cliënt

De gegevens die cliënt in de omgeving verwerkt of aanlevert, blijven eigendom van cliënt. ICTBelang verkrijgt daarop geen recht, anders dan het recht om die gegevens te verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst.

9.3Overdracht van rechten

Overdracht van intellectuele eigendomsrechten kan slechts schriftelijk en uitdrukkelijk worden overeengekomen. ICTBelang behoudt het recht onderliggende onderdelen, algemene beginselen, ideeën en ontwerpen voor andere doeleinden te gebruiken.

9.4Vrijwaring

ICTBelang vrijwaart cliënt tegen aanspraken van derden dat door ICTBelang ontwikkelde materialen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten, mits cliënt ICTBelang direct informeert en de afhandeling volledig aan ICTBelang overlaat. De vrijwaring geldt niet voor materialen van derden en voor wijzigingen die cliënt zelf of via derden heeft aangebracht.

10Medewerkingsverplichtingen

Cliënt verstrekt ICTBelang tijdig alle benodigde gegevens, inlichtingen en medewerking. Werken medewerkers van ICTBelang op locatie, dan draagt cliënt kosteloos zorg voor de benodigde faciliteiten en werkruimte die aan de wettelijke eisen voldoen. Cliënt vrijwaart ICTBelang voor aanspraken van derden die schade lijden door handelen of nalaten van cliënt.

Cliënt zorgt daarnaast voor:

• een aanspreekpunt dat besluiten kan nemen over de ICT-omgeving;
• tijdige medewerking aan onderhoud, updates en vervanging van apparatuur die het einde van de ondersteuningsperiode nadert;
• naleving van de licentievoorwaarden van leveranciers van praktijksoftware.

Wordt geadviseerd onderhoud of vervanging niet uitgevoerd, dan meldt ICTBelang de risico's schriftelijk. De gevolgen daarvan komen vanaf dat moment voor rekening van cliënt.

11Leveringstermijnen

Alle genoemde termijnen en data zijn naar beste weten vastgesteld en hebben een indicatief karakter. ICTBelang spant zich redelijkerwijs in ze na te komen. De enkele overschrijding van een termijn brengt ICTBelang niet in verzuim: daarvoor is een schriftelijke ingebrekestelling nodig met een gedetailleerde omschrijving van de tekortkoming en een redelijke hersteltermijn.

12Ontbinding en opzegging

12.1Ontbinding wegens tekortkoming

Ontbinding wegens toerekenbare tekortkoming is slechts mogelijk na een gedetailleerde schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn voor herstel. Betalingsverplichtingen en medewerkingsverplichtingen gelden als wezenlijke verplichtingen.

12.2Opzegging

Opzegging van diensten verloopt volgens artikel 1.5. Voor zover een overeenkomst voor onbepaalde tijd daar niet onder valt, kan die schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Partijen zijn bij opzegging geen schadevergoeding verschuldigd.

12.3Directe opzegging

Beide partijen kunnen de overeenkomst zonder ingebrekestelling direct opzeggen bij surseance van betaling, faillissement, liquidatie of beëindiging van de onderneming van de wederpartij. ICTBelang is bij een dergelijke beëindiging niet tot restitutie of schadevergoeding gehouden.

12.4Beëindiging, overdracht en migratie

Bij het einde van de overeenkomst verleent ICTBelang op verzoek medewerking aan een ordelijke overdracht aan cliënt of aan een nieuwe leverancier. Daarvoor geldt:

• gegevens van cliënt worden aangeleverd in een gangbaar, uitleesbaar formaat;
• overdrachtswerkzaamheden worden uitgevoerd tegen het geldende uurtarief, tenzij anders overeengekomen;
• ICTBelang bewaart de gegevens nog dertig dagen na de einddatum en vernietigt ze daarna, tenzij cliënt schriftelijk om een langere termijn verzoekt;
• medewerking is niet afhankelijk van een lopend geschil, mits de onbetwiste facturen zijn voldaan.

13Aansprakelijkheid

13.1Beperking

De totale aansprakelijkheid van ICTBelang is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal de voor de overeenkomst bedongen prijs, exclusief BTW. Bij duurovereenkomsten met een looptijd van meer dan één jaar geldt als maximum de vergoedingen over twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. In geen geval bedraagt de totale aansprakelijkheid meer dan € 500.000,00 per gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen.

13.2Uitgesloten schade

Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, bedrijfsstagnatie en verminking, vernietiging of verlies van gegevens is uitgesloten.

13.3Voorwaarde voor aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid ontstaat uitsluitend na een deugdelijke schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, tenzij nakoming blijvend onmogelijk is.

13.4Uitzonderingen

De beperkingen en uitsluitingen vervallen indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van ICTBelang.

13.5Termijnen

Schade wordt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen dertig dagen na ontdekking schriftelijk gemeld. Vorderingen tot schadevergoeding vervallen 24 maanden na het ontstaan van de vordering.

14Overmacht

Geen van partijen is gehouden tot nakoming indien zij daartoe door overmacht is verhinderd. Onder overmacht wordt onder meer verstaan:

• overmacht van toeleveranciers en het niet nakomen door voorgeschreven toeleveranciers;
• gebrekkigheid van voorgeschreven zaken of materialen;
• overheidsmaatregelen;
• storing in elektriciteit, internet of netwerk;
• een cyberaanval op een toeleverancier of op de infrastructuur waarvan de dienst afhankelijk is;
• oorlog, werkbezetting en staking;
• algemene vervoersproblemen en onbeschikbaarheid van personeel.

Duurt een overmachtsituatie langer dan negentig dagen, dan heeft elk der partijen het recht de overeenkomst schriftelijk te ontbinden. Wat op dat moment is gepresteerd, wordt naar rato afgerekend.

15Wijziging en meerwerk

Werkzaamheden buiten de overeengekomen scope worden vergoed volgens de overeengekomen of gebruikelijke tarieven. ICTBelang meldt meerwerk vooraf, met een indicatie van omvang en kosten, tenzij direct handelen nodig is om een storing of beveiligingsrisico te beperken. ICTBelang is niet verplicht aan een verzoek tot meerwerk te voldoen en kan een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst verlangen. Meerwerk is nooit grond voor opzegging of ontbinding.

16Overdracht van rechten en verplichtingen

Cliënt is niet gerechtigd rechten of verplichtingen uit de overeenkomst aan derden te verkopen of over te dragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ICTBelang. Die toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden, bijvoorbeeld bij overname van een praktijk.

ICTBelang is gerechtigd de overeenkomst en de daaruit voortvloeiende rechten en verplichtingen over te dragen aan een rechtsopvolger, aan een groepsmaatschappij of in het kader van een bedrijfsoverdracht. Cliënt verleent daaraan bij voorbaat medewerking. Overdracht laat de inhoud van de dienstverlening en de geldende tarieven ongewijzigd. ICTBelang informeert cliënt hierover uiterlijk dertig dagen voor de overdracht. Aanspraken op betaling kan ICTBelang zonder toestemming aan derden overdragen.

17Toepasselijk recht en geschillen

17.1Klachten en escalatie

Bent u ontevreden, meld dat dan eerst bij uw vaste aanspreekpunt. Wordt het niet opgelost, dan legt u de klacht schriftelijk voor aan de directie via [klachten@ictbelang.nl]. U ontvangt binnen vijf werkdagen een reactie en binnen twintig werkdagen een inhoudelijk antwoord.

17.2Nederlands recht

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag 1980 is uitgesloten.

17.3Mediation en arbitrage

Komen partijen er samen niet uit, dan start de meest gerede partij een ICT-Mediation conform het ICT-Mediation Reglement van de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA). Leidt mediation niet binnen zestig dagen tot een oplossing, dan wordt het geschil beslecht door arbitrage conform het Arbitragereglement van de SGOA te Den Haag.

17.4Kantonrechter

Geschillen over een vordering met een belang tot € 25.000,00, alsmede geschillen die tot de absolute bevoegdheid van de kantonrechter behoren, kunnen door elk der partijen worden voorgelegd aan de Rechtbank Gelderland, sector kanton, zolang geen arbitrale procedure aanhangig is gemaakt. Dit laat onverlet het recht van elke partij om een voorlopige voorziening of incassomaatregel te vorderen.

18Slotbepalingen

18.1Derden

De beperkingen en uitsluitingen in deze voorwaarden gelden mede ten gunste van alle (rechts)personen waarvan ICTBelang zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient.

18.2Wijziging van deze voorwaarden

ICTBelang kan deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt minimaal dertig dagen voor inwerkingtreding schriftelijk of per e-mail aangekondigd. Betreft de wijziging niet louter een tekstuele of wettelijk verplichte aanpassing en is zij nadelig voor cliënt, dan kan cliënt de betreffende dienst binnen dertig dagen opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding.

18.3Versiebeheer

Elke versie draagt een versienummer en een ingangsdatum. Op een lopende overeenkomst is de versie van toepassing die op het moment van de laatste bevestigde wijziging gold, behoudens een aankondiging als bedoeld in artikel 18.2. Eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar.

18.4Elektronische communicatie

Partijen erkennen de bewijskracht van e-mail en van vastleggingen in het ticket- en beheersysteem van ICTBelang, behoudens tegenbewijs.